Ujian Thesis Doctoral ala New Zealand University (2) : via Video conference

SONY DSC
Saat menghadiri Wisuda tahun lalu. Sayangnya bukan saya yang diwisuda 🙂

Delapan April 2016 adalah hari wisuda di Lincoln University (LU). Saya seharusnya bisa diwisuda bersama kawan-kawan lain di LU, tapi saya memilih “Graduate in Absentia” karena kondisi yang ngggak memungkinkan untuk saya datang ke NZ.

Kalau sekitar 3 tahun yang lalu Bapak Abink sudah pernah cerita dengan Judul yang sama di sini tentang bagaimana ujian doktoral di Lincoln University, kali ini saya bawa cerita ujian yang sedikit berbeda dengan pengalaman bapak Abink 3 tahun lalu.

Begitu saya submit thesis, dan menyelesaikan kontrak kerja, saya langsung balik ke Indonesia. Meja kerja sudah saya kembalikan ke bagian administrasi untuk bisa dipakai oleh orang lain. Tapi, saya masih pakai locker saya untuk simpan beberapa barang yang kira-kira saya butuhkan kalau balik lagi NZ untuk ujian. Waktu itu memang rencananya saya bakal balik ke LU untuk ujian sekitar akhir tahun 2015 atau awal tahun 2016. Bahkan saya masih nitip koper isi baju dll di rumah seorang teman. Tapi, lagi-lagi kita cuma bisa berencana, tapi Allah siapkan rencana lain buat saya. Karena waktu itu nggak memungkinkan untuk melakukan perjalanan jauh, saya harus rela ujian jarak jauh, lewat video conference. Waktu itu rasanya kecewa, karena waktu pulang ke Indonesia saya sama sekali nggak ada persiapan untuk ninggalin NZ untuk waktu yg belum ditentukan. Saya kira bakal ketemu NZ lagi dalam 4-6 bulan setelah kepulangan saya ke Indonesia. Tapi, karena terbang ke NZ lagi adalah pilihan terakhir, akhirnya saya pasrah aja, ngurus ujian jarak jauh ini biar jadi lancar..

Proses setelah submit thesis sampai ujian, kurang lebih hampir sama dengan pengalaman Bapak Abink. Tapi, entah kenapa waktu tunggu saya lebih lama. Saya harus nunggu sekitar 5 bulan sampai saya dapat email panggilan untuk ujian. Mulai tahun ini LU punya kebijakan baru mengenai ujian thesis doktoral. Kali ini, pembimbing tidak ikut andil dalam penilaian. Tugas pembimbing sudah selesai sampai kita submit thesis kita untuk dinilai oleh examiners. Artinya keputusan layak atau tidaknya sebuah thesis untuk mengantarkan seorang candidat doktor untuk menyandang gelar Doktor hanya berada di tangan para penguji. Kebijakan baru ini bikin saya lebih deg-deg an, karena thesis saya akan dinilai oleh orang-orang yang saya sama sekali nggak tau siapa aja mereka.

Tapi, dibalik kebijakan LU yang bikin deg-deg an, ada juga kebijakan lain yang menurut saya menguntungkan student. Ketika kita terima email yang menyatakan bahwa thesis kita layak untuk diuji secara oral, kita juga bakal langsung dapat review yang ditulis oleh para examiners. Jadi, kita udah tau kelebihan dan kelemahan thesis kita di mata examiners. Jadi kita bisa siap-siap buat oral examinationnya nanti.

Thesis examination melalui video conference sebenarnya belum biasa dilakukan di Lincoln University. Untuk bisa ujian jarak jauh, saya harus mengirimkan surat dokter yang menyatakan bahwa saya tidak direkomendasikan untuk terbang ke NZ.

Beberapa minggu sebelum hari ujian, saya sudah lumayan intens komunikasi dengan postgrad administrator dan convenor mengenai apa aja yang harus dipersiapkan untuk ujian jarak jauh dan juga mengatur jadwal yang cocok untuk saya yang di Indonesia, supervisor & convenor di NZ dan examiner di Australia. Selanjutnya, untuk memastikan koneksi internet dan komunikasi lancar, saya sempat 2x melakukan percobaan teleconference. Yang pertama, hanya berdua dengan convenor, dan yang selanjutnya rame-rame sama IT personnya LU, Postgrad Administrator, dan examiners.

Ujian thesis waktu itu jatuh di Hari Selasa, jam 9 pagi WIB, jam 3 sore waktu NZ, jam 1 siang waktu Australia. Saya udah siap dari pagi, saking deg-deg annya 🙂 Udah stand by di depan laptop 15 menit sebelum jam 9. Ujiannya sendiri berlangsung selama 45-60 menit aja. Dimulai dengan presentasi dari saya, dilanjutkan dengan sesi tanya jawab. Alhamdulillah, examiners  saya lumayan gampang ‘dipuaskan’ dengan jawaban-jawaban saya. Setelah sesi tanya jawab berakhir, teleconference dengan saya diputus supaya supervisors, convenor dan examiner bisa diskusi mengenai hasil ujian. Saya tinggal menunggu convenor menghubungi saya untuk bergabung lagi. Setelah menunggu kurang lebih 15 menit, akhirnya saya dihubungi dan diyatakan lulus. Yeaaayyy Alhamdulillah…

Viva

Intinya, ujian secara langsung atau melalui video conference ada plus dan minusnya. kalau ujian langsung komunikasinya pasti lebih lancar, diskusi mengenai revisi (kalau ada) juga bakal lebih jelas. Tapi kelemahannya, kalau udah pulang ke Indo harus ngeluarin biaya banyakk 🙂

Kalau ujian lewat video conference lebih banyak yang harus dipersiapkan, terutama konekasi internet yang stabil. Pre-test juga penting banget dilakukan beberapa hari sebelum ujian. Persiapan video conference nya sendiri sebenernya nggak begitu ribet karena kita tinggal tunggu undangan Skype meeting (Lync) dari postgrad adminstrator atau IT person. Tinggal klik-klik untuk instal dll aja.

Yang terpenting untuk ujian langsung maupun video conference adalah persiapan, baca lagi thesisnya, yakin aja kalau kita adalah orang yang paling tau tentang apa yang kita tulis selama 3 tahun terakhir. Dan jangan lupa banyak berdoa..

Ujian Thesis Doctoral ala New Zealand University

Akhirnya perjalanan akademik Pak Abink di tanah New Zealand di tutup dengan manis dengan diraihnya gelar Ph.D dalam bidang Marketing. Perjalanan akademik menempuh program doktoral ini dilalui dengan banyak tantangan, hambatan, cobaan dan pengalaman yang tak terlupakan. Alhamdulillah semua berjalan manis. Mungkin di kesempatan lain akan KeluargaHussein coba review perjalanan selama 3.5 tahun hidup di tanah Kiwi ini.

Kali ini, Pak Abink, ingin berbagi cerita mengenai bagaimana ujian thesis mahasiswa Doktoral di New Zealand. Semoga bisa berguna untuk memberikan gambaran bagi kandidat Doktor lainnya yang sedang berjuang.

Untuk dapat di uji dalam sidang doktoral, seorang kandidat Doktor harus lah berhasil menyelesaikan thesis nya terlebih dahulu. Secara umum kandidat Doktor diberikan waktu 3 tahun hingga 3.5 tahun untuk menyelesaikan thesis. Walaupun ada beberapa kandidat yang kurang dari 3 tahun atau bahkan ada yang sampai 5 tahun untuk menyelesaikan thesis nya.

Nah untuk Pak ABink sendiri, butuh 3 tahun 2 bulan untuk merampungkan thesis dan mendapat persetujuan dari pembimbing untuk men-submit thesis. Prosedur untuk submit mun tidak susah. Cukup minta submission form dari student service atau dari PG admin fakultas. Setelah dapat form tersebut maka di gandakan 4 kali. Diisi kemudian harus di tanda tangani oleh supervisor utama. Dalam beberapa kasus jika supervisor utama sedang on-leave maka supervisor kedua boleh untuk tanda tangan selama supervisor pertama sudah memberikan ijin. Setelah mendapat ijin dari supervisor, kandidat Doktor harus menggandakan thesis 4kali. Disarankan 5 karena kopi yang ke 5 untuk mahasiswa itu sendiri. Yang menjadi pertanyaan, buat siapa saja kah 4 jilid thesis tersebut?

Sistem New Zealand mensyaratkan bahwa Doktoral thesis akan di review oleh empat orang yaitu domestik examiner (penguji dari dalam New Zealand di luar Universitas), international examiner (penguji dari negara di luar New Zealand, serta dua supervisor. Tapi untuk supervisor hanya akan memberikan 1 penilaian (nilai bersama).

Nah setelah menggandakan thesis 5 kali, maka 4 jili thesis diserahkan ke student service. Tips bagi para kandidat doktor lainnya, adalah 3-6 bulan sebelum submission, ingatkan supervisor untuk mencari examiner baik international maupun domestik. Karena jika nama penguji sudah ada (kandidat tidak tahu siapa penguji tersebut untuk menghindari bias) maka jika thesis sudah masuk ke student service maka dalam 1×24 jam akan segera di kirim ke penguji. Yang sering terjadi adalah, supervisor belom memberikan nama ke student service sehingga walau sudah di submit, thesis akan tetap berada di student service dalam jangka waktu tertentu.

Setelah di submit, maka yang akan dilakukan adalah MENUNGGU. Tidak ada yang bisa dilakukan selain menunggu. Masing-masing universitas punya kebijkan masing-masing dalam kondisis menunggu ini. Untuk Lincoln University, 60 hari setelah thesis di submit maka convenor  akan mengirimkan reminder kepada para penguji. INGAT yang bisa dilakukan oleh convenor adalah mengirimkan reminder. Jadi sebentar atau lama review dari penguji sangat tergantung dari penguji itu sendiri. Untuk Lincoln University waktu tunggu standar adalah 3 – 7 bulan. Alhamdulillah PAk Abink cuma perlu menunggu 3 bulan sudah termasik christmast holiday.

Sudah menjadi rahasia umum jika tahap yang paling menegangkan adalah menunggu. Karena penilaian terbesar adalah review dari penguji + supervisor. Ada beberapa rekomendasi yang akan diberikan. Rekomendasi pertama adalah layak uji tanpa perbaikan (kondisi ini jarang terjadi), rekomendasi B adalah layak uji dengan perbaikan, rekomendasi C adalah re-do dan resubmit (untuk kasus ini thesis di kembalikan dan kandidat harus menambah beberapa hal sesuai rekomendasi penguji) dan yang terakhir adalah fail. Jadi dari pengalaman dan obrolan dengan kawan-kawan yang sudah Doktor, jika kita sudah di panggil untuk ujian maka sebenarnya kandidat tersebut sudah 80% lulus. Tinggal saat ujian saja. Tetapi dalam ujian jarang kasus gagal lulus selama thesis tersebut dikerjakan sendiri.

Nah untuk ujiannya pun cukup santai. Kandidat akan diberitahukan 1-2 minggu sebelom ujian. Kemudian berbeda dengan sidang Doktoral di Indonesia yang benar-benar formal, sidang ujian ini mirip seperti diskusi. Dalam ujian hanya akan ada lokal examiner, convenor dan supervisor. Diskusi mayoritas dengan lokal examiner. Lokal examiner akan membacakan beberapa pertanyaan dari international examiner. Sisanya akan ada diskusi dengan convenor dan supervisor.

Setelah diskusi selesai, kandidat akan di suruh keluar ruangan. Penguji, convenor dan supervisor akan meeting. Setelah meeting kandidat akan di panggil dan diumumkan apakah berhal mendapat kan gelar Ph.D nya atau tidak.

Jika dinyatakan lulus maka tahap berikut nya adalah melakukan revisi dan mendeposit kan thesis di library. Jika thesis sudah di deposit di library maka kandidat harus mencari clearance form dari library dan student finance. Jika sudah semua maka kandidat secara remis bisa meng klaim dirinya Doktor.

Kesimpulannya adalah ujian Doktoral ala New Zealand, tidak rumit. Tidak terlalu formal. Yang dipentingkan adalah daya kritis dan analitis. Bagi yang sedang mengerjakan thesis PAk Abink ucapkan selamat berjuang. Bagi yang sedang menunggu review, semoga segera di berikan hasil sesuai dengan keinginan.